Nyt administrationssystem på vej


Oplysningsforbundene DOF, AOF, LOF og Fora er gået i gang med udviklingen af ASA, der vil blive aftenskolernes nye, fremtidssikrede administrationssystem, der skal afløse DOFO.

Af Martin Thirstrup Hansen, kommunikationskonsulent i DOF

Udviklingssamarbejdet giver en lang række fordele og betyder blandt andet, at forbundene i fællesskab kan udbyde flere kurser for skoleledere og administratorer rundt i landet. Og dertil kommer, at supporten til det nye system også vil blive koordineret, hvilket vil give bedre support – ikke mindst fordi, der er planer om udvidet online hjælp til programmet.

Det nye program er døbt ASA, hvilket står for AftenSkoleAdministration. Udviklingen af ASA er i fuld gang, og målet er, at programmet skal være klar til at blive taget i brug af aftenskoler 1. januar 2019. Undervejs vil udvalgte skoler blive inddraget – både til at give feedback på de tidlige funktioner og til at teste systemet i praksis. Men tidsplanen skal tages med alle de forbehold, der hører til, når man udvikler meget komplekse it-systemer.

Først og fremmest skal ASA kunne de ting, som skolerne kan forvente af et administrationsprogram. Dernæst skal alle fremtidige brugere naturligvis have grundig uddannelse i ASA forud. Og de skal have hjælp til at få overført relevant data fra DOFO til ASA. Sidst men ikke mindst skal skolerne kun skifte system på et tidspunkt, der ikke skaber unødigt besvær. Det vil i princippet sige, at der kun er to egnede tidspunkter: ved et årsskifte eller efter sommerferien. Så hvis 1. januar 2019 ikke kommer til at holde, vil næste tidspunkt for et skifte være sommeren 2019.

Det betyder naturligvis, at DOFO fortsat vil blive vedligeholdt, så det fungerer, indtil ASA er klar til at tage over.


Fordele ved ASA

  • Driftssikkert (baseret på Microsoft Dynamics NAV)
  • Genkendelig brugergrænseflade
  • Integreret regnskabsprogram
  • Kan betjenes via Mac-computere (og de basale funktioner også med tablet og smartphone)
  • Mulighed for bedre markedsføring (sociale medier med mere)


Fordele ved samarbejde
ASA er baseret på et samarbejde mellem AOF, DOF, LOF og Fora

  • Flere ressourcer til udvikling og drift
  • Flere kurser i hele landet
  • Bedre support
  • Større indflydelse på integrationer til de kommunale IT-systemer, portaler med mere


Krav opstillet til ASA
Brugeroplevelser

  • Større overblik og mere effektivitet – mindre proces og bureaukrati
  • Lettere dynamisk interaktion med kursisterne – mindre manuel administration for aftenskolen
  • Flere interaktionsmuligheder – færre manuelle systemomgåelser  


Transaktionshastighed

  • Hurtigt at booke kurser – mindre at holde styr på for kursisterne og aftenskolerne
  • Kort fra idé til handling – langt fra bureaukrati og processer


Transaktionsomkostninger

  • Automatiser – frem for manualiser
  • Standardiser og simplificer – frem for specialtilpasning og bureaukrati
  • Centraliser services – minimer systemvedligeholdelse i aftenskolen


Dataintegritet

  • Altid valide og rene data – frem for mangelfulde ufuldstændige informationer
  • Data beskyttelse og fortrolighed – frem for hurtighed og tilfældighed.