Hold- og deltagerstyring

Ved budgetlægning tages udgangspunkt i et gennemsnitligt antal deltagere på de forskellige typer af hold, almene hold, handicaphold, instrumentalhold, foredrag samt fleksible tilrettelæggelsesformer.

Det gennemsnitlige antal deltagere på holdene er udtryk for en gennemsnitsbetragtning, der skal være med til at holde økonomien på sporet. Så længe de hold, der igangsættes tilsammen ligger på eller over de det beregnede gennemsnit, holder budgettet. Der kan således godt igangsættes hold med færre deltagere end det budgetterede, når blot gennemsnittet holdes.

Ved budgettering tages hensyn til antal hold, antal holdtimer samt antal deltagere på hold (holdgennemsnit). 

En enkel måde at regne en deltagerpris pr time ud på er ved at regne procentfordelingen mellem lærer/lederløn og øvrige omkostninger ud. For mange skoler vil forholdet være 60 % til lærer/lederløn og 40 % til øvrige omkostninger. Lærer/lederløn minus tilskud delt med procentsatsen ganget med 100 giver den samlede deltagerpris pr. holdtime. Det vil sige mellem ca. 370 og 400 kr. alt efter fordelingsprocenten. Det vil sige mellem 37 og 40 kr. ved et gennemsnit på 10 personer. Ved et lavere gennemsnit (typisk i tyndere befolkede områder), bliver prisen tilsvarende højere.

I løbet af efteråret kan man med fordel igangsætte hold med færre deltagere, såfremt der resterer uforbrugte kommunale midler.  Selvom man kun får dækket lærer/lederløn for disse hold og ikke får dækket øvrige omkostninger, er det alligevel det værd. Alternativet er nemlig at sende midlerne tilbage til kommunen. I stedet får skolen mere aktivitet.

Almene hold har typisk dækket deres lærer/lederløn ind ved 6 personer. Tallet er lavere ved handicap og instrumentalundervisning. Det anbefales dog kun at sætte hold i gang, der afvikles inden årets udgang eller med meget få lektioner i det kommende år. Ellers kommer det til at belaste økonomien i det efterfølgende regnskabsår.