Whistleblowerordning
Baggrund:
EU har bestemt, at alle virksomheder med flere end 50 ansatte (ikke årsværk), skal have en whistleblowerordning. Alle ansatte tæller med, både fuldtidsansatte, deltidsansatte, vikarer, projektansatte, osv.
Oprettelse af whistleblowerordning skal bidrage til at forebygge skader og afsløre trusler mod eller forhold til skade for skolens, foreningens, enkeltpersoners eller samfundets interesser, som ellers ville forblive skjult.
Det er derfor afgørende, at det er trygt at være whistleblower, fordi det er i alles interesse, at kritisable forhold på offentlige og private arbejdspladser kommer frem i lyset.
1. Formål:
Whistleblowerordningen – i det følgende WBO’en – har til formål at gøre det sikkert og effektivt at bringe uønskede og kritisable forhold i foreningen, skolen eller landsforbundet frem, så der kan blive handlet på dem.
Den, der bringer kritisable forhold frem i lyset, kan gøre det trygt og i fuld forvisning om ikke at møde negative konsekvenser for ansættelse eller anseelse i den anledning. Dette er sikret via Lov om beskyttelse af whistleblowere, hvor det også fremgår, at den, der forsøger at forhindre eller udøve repressalier mod en whistleblower, kan møde ansættelsesretlige sanktioner og/eller krav om erstatning. Det samme kan afsendere af indberetninger afgivet i ond tro eller med henblik på at bruge indberetningen til chikane.
Det er i foreningens, skolens og landsforbundets interesse, at uønskede forhold bliver bragt til ophør og derfor også, at alle medarbejdere og andre tilknyttede ser det som deres opgave at indberette alvorlige fejl, handlinger og forsømmelser i foreningen, skolen eller landsforbundet, som ellers ikke vil komme frem.
2. Hvem kan indberette
Alle nuværende eller tidligere medarbejdere i foreningen, skolen, landsforbundet eller disses samarbejdspartnere kan bruge WBO’en. Det gælder bl.a. skoleledere, bestyrelsesmedlemmer, undervisere, øvrige medarbejdere, leverandører, samarbejdspartnere, og disses medarbejdere. Ligesom WBO’en kan benyttes af alle tidligere medarbejdere.
Vigtigt: Kursister kan ikke benytte WBO’en. Hvis man som deltager eller kursist oplever kritisable forhold, skal man henvende sig til skolelederen eller til foreningens eller skolens bestyrelse.
3. Hvad kan der indberettes om
Der kan indberettes om forhold begået af ansatte og andre med tilknytning til foreningen, skolen eller landsforbundet.
Forholdene skal have en så alvorlig karakter, at den ikke kan håndteres i den daglige dialog mellem ledelse, medarbejdere og samarbejdspartnere. Der skal være begrundet mistanke om ulovlige forhold eller overskridelse af interne politikker, retningslinjer og indarbejdet sædvane. Det kan fx handle om
- Tyveri, bedrageri, bestikkelse eller dokumentfalsk
- Grove eller gentagne brud på fx miljøregler og arbejdssikkerheden eller interne retningslinjer, fx om gaver, regnskabsaflæggelse, rejser eller lignende
- Personrelaterede konflikter – herunder trusler om vold, seksuel chikane, fysisk vold, psykisk vold eller anden grov chikane
Listen er ikke udtømmende. Er man i tvivl om, hvorvidt der skal indberettes, så opfordrer Fora til, at der indberettes via WBO’en.
Der kan både indberettes om enkeltpersoner og om en personkreds.
4. Sådan indberetter man
Indberetning kan foretages elektronisk via link til formular sidst i dette dokument.
Der er to muligheder:
- Enten indberettes til Foras sekretariat, hvor Foras sekretariatschef og medarbejderrepræsentanten i Foras bestyrelse er de eneste, der har adgang til at læse indberetningen,
- Eller der indberettes til Foras bestyrelsesledelse, hvor bestyrelseslederen og vicebestyrelseslederen er de eneste, der kan læse indberetningen.
Indberetningen vil blive behandlet med fuld diskretion. Hvis sagen kræver det, vil indberetteren blive kontaktet for yderligere oplysning i sagen. Ønsker indberetteren ikke at medvirke, respekteres dette fuldt ud.
Der kan også indberettes personligt pr. brev. Skriv WHISTLEBLOWER/FORTROLIGT uden på kuverten, og send brevet til rette vedkommende.
Som udgangspunkt skal alle væsentlige oplysninger vedrørende forholdet gives i indberetningen, for at der kan gås videre med sagen:
- hvem er involveret?
- er flere bekendt med (mistanken om) forholdet?
- er ledelsen bekendt med forholdet?
- findes der dokumenter, der støtter indberetningens påstand? (skal vedhæftes)
- hvor kan der eventuelt findes yderligere information om forholdet?
- hvor lang tid har forholdet stået på?
- er indberetteren bekendt med forsøg på at skjule forseelsen?
- i hvilket omfang ønsker indberetter at være anonym? (hvem må få kendskab til henvendelsen)
5. Behandling af indberetninger
For at sikre at alle trygt kan henvende sig gennem WBO’en, går henvendelse som nævnt ovenfor enten til Foras sekretariat eller Foras bestyrelse. Man skal som whistleblower bruge den klageadgang, man synes er bedst og giver størst tryghed.
- For forhold, der vedrører skoleleder eller medlemmer af foreningens eller skolens bestyrelse, bør indberetning sendes til Foras sekretariat, hvor sekretariatsleder og sekretariatets medarbejderrepræsentant i Foras bestyrelse behandler henvendelsen. Derefter tages kontakt til foreningen eller skolen eller der foretages andre handlinger.
- For forhold, der vedrører undervisere, medarbejdere eller leverandører, sendes indberetningen videre til foreningens eller skolens skoleleder og et bestyrelsesmedlem, som udpeges af foreningen eller skolen.
- For forhold der omhandler Foras landsforbund, sekretariatsleder eller medarbejderrepræsentanten i Foras bestyrelse bør henvendelsen sendes til Foras bestyrelsesledelse.
Links til de to postkasser findes nederst i indberetningsformular. Se punkt 11.
6. Anonymitet og fortrolighed
Indberetninger kan indleveres i fuld fortrolighed med angivelse af kontaktoplysninger. I den elektroniske formular angives ønsket om fuld anonymitet.Vælger man anonymitet, er det kun modtagere af indberetningen, der får kendskab til indberetterens identitet.
Indberetninger vil blive forelagt den, som indberetningen omhandler.
7. Grænser for anonymitet
Indledes der retssag mod den eller de personer, en indberetning handler om, kan indberetteren blive indkaldt som vidne og tabe sin anonymitet.
8. Sådan behandler vi indberetninger
Indberetningen vurderes i forhold til, om den falder inden for WBO’ens område. Gør den det, vil yderligere informationer blive indhentet, hvis der skønnes behov for det, og er indberetteren ikke anonym, vil denne blive kontaktet. Derefter kontaktes den eller de, som indberetningen vedrører til replik og evt. et møde om forholdet.
Indberetteren vil modtage en bekræftelse på modtagelse af indberetningen inden for syv dage efter modtagelsen. Indberetteren vil desuden hurtigst muligt og som udgangspunkt ikke senere end tre måneder fra bekræftelsen af indberetningens modtagelse modtage feedback om sagens behandling og eventuelt om dens resultater.
Falder en indberetning uden for WBO’ens anvendelsesområde, er den ubegrundet, eller er yderligere oplysning af sagen umulig, slettes den straks. Fører en indberetning til anmeldelse til en relevant myndighed, slettes indberetningen, når myndigheden har færdigbehandlet sagen. En indberetning, der behandles i og af foreningen eller skolen, skal slettes senest 2 måneder efter sagens afslutning. Sagens slettes først efter fem år, hvis sagen har medført disciplinære skridt over for den anmeldte på baggrund af indberetningen, eller hvis det af andre årsager er væsentligt at opbevare oplysningerne.
9. Databeskyttelse
Fora og evt. den berørte forening eller skole er dataansvarlige i behandlingen af personoplysninger i denne WBO, og indsamling og opbevaring af personoplysninger i forbindelse med WBO’en er reguleret af Databeskyttelseslovgivningen.
Fora, foreningen eller skolen har oplysningspligt over for de personer, der er registreret i en sag, herunder whistleblowere, anmeldte og enhver tredjemand nævnt i indberetningen.
Det kan i øvrigt vise sig nødvendigt at indhente personfølsomme oplysninger i sagen, som gives videre til de sagsbehandlende i foreningen, skolen eller Fora, eksterne rådgivere som fx jurister eller offentlige myndigheder. Foreningen, skolen eller Fora oplyser de berørte om, hvilke følsomme oplysninger, der videregives til hvem i behandlingen af sagen, medmindre dette vil skønnes at skade sagen, foreningen, skolen eller Fora i væsentlig grad.
10. Mere information
Mere information kan man finde her:
Whistleblower-loven: Lov om beskyttelse af whistleblowere (retsinformation.dk)
Vejledningen til loven: Vejledning for whistleblowere (retsinformation.dk)
11. Vil du indberette
Benyt et af disse to links til indberetning:
Indberetning, der kun kan læses af sekretariatsleder og medarbejderrepræsentant:
https://www.emailmeform.com/builder/emf/FORA/WBOtilSekretariatet
Indberetning der kun kan læses af bestyrelsesleder og vicebestyrelsesleder:
https://www.emailmeform.com/builder/emf/FORA/WBOtilBestyrelsen